Bokföringsunderlaget används för att ge varugrupper och betalmedel koppling till bokföringskonton för att underlätta vid bokföring. Att man har en korrekt kopplad kontoplan är en förutsättning för att integrationer mot bokföringssystem ska fungera korrekt, samt att kunna exportera SIE-filer från Rapporter.
Det är värt att tänka på att detta inte påverkar Z-rapporter bakåt i tiden - bara rapporter efter datumet ni gjort detta. Om ni för tillfället är inloggade i kassan när ni utför dessa ändringar, be kassören logga ut och in igen för att hämta alla ändringar.
Observera att informationen vi presenterar nedan endast är för demonstrationssyfte och bokföringskonton ni ser i demonstrationen är inte nödvändigtvis korrekt för er verksamhet. Rådgör alltid med er revisor eller bokföringsfirma innan ni skriver in bokföringskonton i ert underlag.
Fortnox erbjuder en bra guide för bokföring på sin webbsida här!
Se till att ni är inloggade i Backoffice.
Klicka på Konfigurera -> Bokföring.
Ni kan se i bokföringsunderlaget att vi för tillfället inte har någon kontoplan uppsatt och därför inte kan administrera bokföringskonton. Välj därför Kontoplan-fliken.
Välj att lägga till BAS-konton. Ni kommer behöva kassakonto och avräkningskonto för samtliga betalmetoder, samt försäljningskonto, momskonto och rabattkonto för samtliga varugrupper. Ett konto för avrundning och ett konto för missavstämning kommer också behövas.
Skriv in den fyrsiffriga koden för kontot, alternativt kontots namn, och välj den i listan. Klicka på Lägg till. Gör detta för varje konto ni ska använda i er verksamhet.
När ni är färdiga kommer er kontoplan att se ut någonting i stil med detta.
Observera att dessa konton återigen bara är för demonstrationssyfte, rådgör alltid med revisor och/eller bokföringsfirma innan ni skriver in bokföringskonton.
När allt ser bra ut, fortsätt in på Bokföringsunderlag-fliken.
Först åtgärdar vi betalmetoderna. Klicka på rutan för Kassakonto och välj rätt konto för varje betalmetod, gör detsamma för Avräkningskonto. Se till att ni väljer konton för alla betalmetoder ni har.
I en kontantinsättning på 500kr är kassakonto 500 debet och avräkningskonto är -500 kredit. Det går alltså bra att ha samma konto på båda för att den ska slå ut sig själv, men kassan hanterar detta på egen hand när man gör en Z-rapport. Det resterande beloppet, det vill säga summan av kontantbetalningarna, hamnar på avräkningskontot. Avräkningskontot är alltså det viktigaste, eftersom det är kontot som används i Z-rapporten.
Nu när betalmetoderna är åtgärdade går vi vidare till varugrupperna. Ni ser varugruppernas namn till vänster, samt vilken momssats de är i procent för att hjälpa er bestämma vilka konton som ska väljas. Varugrupper med 0% moms har självfallet inget momskonto.
I en typisk kassatransaktion kommer betalmetodens kassakonto att vara debetkonto, produktens försäljnings- och momskonto är kreditkonton i transaktionen. Efter Z-rapporten utförs flyttas debetbeloppet från kassakonto till avräkningskonto. Om någon rabatt ges kommer rabattkonto att vara debet.
Till sist har vi konton för avrundning, missavstämningskonto och drickskonto. Välj korresponderande konton. Missavstämningskonto används inte i dag, det går bra att ha samma konto på båda platser.
Sedan väljer du vilken verifikationsserie Z-rapporten ska läggas in på, i ert bokföringsprogram. Per standard används serie F. Detta val påverkar både manuell uthämtning av SIE-fil och integrationer mot bokföringssystem.
Sist kan du ange kostnadsställe för Z-rapporter. Detta likt verifikationsserie påverkar SIE-fil och bokföringsintegrationer.
Nu när alla konton är valda kan vi nu spara vårt bokföringsunderlag. Klicka på Spara längst upp till höger på skärmen.
Grundinställningarna för ert bokföringsunderlag är nu sparade!
Dessa inställningar gäller för samtliga kassor på ert konto. Om ni är intresserade av att vissa kassor ska bokföras på ett annat sätt, fortsätt läsa här nedan!
Undantag på kassor och platser
Nu har vi alltså våra grundinställningar på plats. Men tänk om en speciell kassa eller plats ska bokföras på ett säreget sätt? Då kan vi använda oss av undantag.
Välj först kassan eller platsen ni vill konfigurera i Filtret längst upp på sidan.
Skapa undantag-knapparna är inte längre gråa. Klicka på Skapa undantag på kontot ni vill göra ett undantag för.
Kassan eller platsen vi valt i filtret får nu en egen rad vi kan slå in konton på. Välj de unika kontona som ska användas på denna kassa eller plats.
Fortsätt göra detta för varje konto som ska överskrida grundinställningarna. Detta inkluderar även verifikationsserier och kostnadsställen.
Glöm inte att spara längst upp på sidan när ni är klara!