På Onslip är vårt mål att din dagliga drift ska vara så smidig och korrekt som möjligt. En viktig del i detta är dagsavslutet. Att siffrorna i kassan stämmer överens med din faktiska försäljning är grunden för en trygg bokföring och ger dig full kontroll över din verksamhet.
Ibland uppstår missavstämningar, det vill säga att det faktiska innehåll i kassan skiljer sig från Z-rapporten. “Detta beror ibland på den mänskliga faktorn, eller att ditt nätverk tillfälligt bryter anslutningen till kringutrustning”. Som din partner i Customer Success har vi tagit fram denna guide för att hjälpa dig att snabbt lokalisera differenser, säkra din dokumentation och bibehålla en hög kvalitet i din redovisning.
Vägledning för avstämning
Om siffrorna i rapporten och kassan inte stämmer överens, följ dessa steg för att lokalisera avvikelsen:
- Kortbetalningar: Kontrollera att antalet kortköp i kassan stämmer överens med underlaget i kortterminalen.
- Swish: Verifiera att antalet Swishköp i kassan stämmer med genomförda transaktioner i Swish-appen eller företagsportalen.
- Kontanter: Kontrollera att den faktiska summan i kassalådan motsvarar de registrerade kontantinsättningarna.
- Period: Säkerställ att Z-rapporten omfattar rätt försäljningsperiod (korrekt datum och tid).
- Journalen: Stäm av start- och slutkassa mot kassajournalen. Gå igenom insättningar, uttag, returer och rabatter för att säkerställa att allt är korrekt registrerat.
- Dokumentation: Notera eventuella avvikelser tydligt. Detta underlättar vid framtida uppföljningar eller revisioner.
Hitta underlag i kortterminalen
Vid ett externt nätverksavbrott kan en kortterminal i sällsynta fall få ett köp godkänt av banken precis innan anslutningen bryts. För att säkerställa att ingen transaktion går förlorad, sparar terminalen då köpet lokalt. Eftersom informationen inte hunnit överföras till kassan just då, kan det uppstå en tillfällig differens i dagsavslutet.
- Verifiera köpet: Kontrollera via kortterminalleverantörens portal eller Kortterminalens historik att köpet är godkänt.
- Spara underlag: Säkra kvittot (”merchant copy”) från terminalen som bevis på transaktionen.
- Registrering köpet: Registrera köpet i kassan med betalsättet "Annan terminal" för att balansera rapporten och få ett korrekt dagsavslut.
- Notera i journalen: Dokumentera åtgärden i kassajournalen för fullständig historik och spårbarhet.
Om du vill optimera ditt nätverk i din lokal och vill ha rådgivning kring hur du skapar bästa möjliga nätverksmiljö för din utrustning, kan du hitta information här
Bokföring och rutiner
För att bibehålla en sund ekonomi och följa god redovisningssed rekommenderar vi följande rutiner:
- Bokför enligt Z-rapport: Använd alltid siffrorna från Z-rapporten som grund för din bokföring.
- Separat differenshantering: Hantera eventuella differenser separat, exempelvis på konto 3710 "Kassadifferenser", för att hålla huvudbokföringen ren.
- Struktur: Använd en tydlig kontoplan och sparade underlag för att göra din kassahantering så effektiv och transparent som möjligt.
- Koppla enkelt: Koppla enkelt kassan till Fortnox, Spiris eller Bjorn Lunden för att automatiskt synka dagsavsluten med ditt ekonomisystem
Observera: Denna text är generell. Vi rekommenderar att du rådgör med din ekonomiansvariga eller redovisningskonsult för att anpassa rutinerna efter just din verksamhet.